■目的の明確化と運営ルールの共有
ビデオ会議や文書共有など会議の生産性を高めるためのツールやクラウドサービスを利用する企業が増えています。しかし、会議そのものの生産性は上がっていると言えるでしょうか。たとえ会議がデジタル化しても、その運営方法が変わらなければ、会議の生産性や質自体は昔のままなのではないでしょうか。

■意見がなくても貢献できる
新人社員や移動したばかりの社員は、仕事をまだあまりわかっていないということで会議に出ても意見をだせないという人がいます。しかし、自分から意見をださなくても会議に貢献できる方法はあります。人の意見を聞いたときによく意味がわからなかったら、「それはこういうことですか？」と内容を確認することで、ディスカッションを喚起したり、その意味について深掘りするための貢献ができます。「私もそう思います。」と他人の意見に賛同することで、意見の正当性を裏打ちすることもできるでしょう。いつも同じ人が発言し、意見がないから採用するような会議に開く価値はありません。

■メモは取るべきか否か
会議でメモは取るべきでしょうか？自分の知らないことを後で調べたいという場合は必要かもしれませんが、メモを取っている間に進む会話についていけるでしょうか。トヨタでは基本的にメモはとらないと言われています。メモどころか議事録もとらず、ホワイトボードに書かれた内容が共有され残されます。メモをとったり議事録をとるような生産性の低い仕事のやり方が嫌われるからです。メモを取ることに頭を使う時間は全て議論のために使い、分からないことや忘れたことは後で聞けばよいのです。ビデオ会議ツールを使う場合であればチャットに残すことも録画することもできるでしょう。

■RACIで考える会議メンバー
RACI とは会議の参加者をResponsible実行責任者、Accountable説明責任者、Consulted協業先・相談者、Informed報告先の四つの役割に分ける考え方です。関係者として招集された参加者であっても、Consulted協業先・相談者として必要な助言を行う役割があります。
最も重要な役割を担うResponsible実行責任者についても、誰が何をどこまでいつまでに行う必要があるのか、その会議のどのテーマに実行責任を持つのか参加者全員の認識が一致していなければなりません。

■プロジェクト管理ツールで高まる会議の有効性
よくある会議の問題は議論だけして実行されないというものがあります。せっかくいい意見が出てきても、実行されないのであれば意味がありません。会議で出てきたアイデアや問題や課題はきちんと整理して実行にうつすべきです。そこでお勧めするのが、Backlogなどのプロジェクト管理ツールを使った課題管理や進捗管理を併用することです。会議はもはやディスカッションで終わる場ではなく、そこで出てきたテーマを出席者が協力しながら取り組むチーム活動としてとらえるべきなのです。